Veel bedrijven die ik spreek gebruiken een formulier, vragenlijst of online training om te beoordelen hoe hun medewerkers er thuis of op kantoor achter hun scherm bij zitten en of ze hulp of hulpmiddelen nodig hebben. TNO heeft bijvoorbeeld de Beter achter je schermen (BAS) checklist ontwikkeld, waarmee je kunt bepalen òf, en zo ja welke risico’s aanwezig zijn bij het werk met een beeldscherm.
Instrumenten als deze helpen bij (vooral grotere) bedrijven vaak erg goed om een indruk te krijgen van hoe medewerkers hun werkplek ervaren. Ik heb echter wel wat kanttekeningen en tips.
1. Vervang werkplekonderzoek niet door een vragenlijst
Sommige bedrijven zetten software of vragenlijsten in die een persoonlijk werkplekadvies vervangen. Wellnomics biedt bijvoorbeeld een “werkplekonderzoek” dat in 5 tot 10 minuten een risicorapport genereert, aangeeft wat voor risico’s een medewerker loopt en aanbevelingen geeft waarmee werknemers meteen aan de slag kunnen.
Klinkt ideaal! Maar het is echt onmogelijk – en naar mijn idee in sommige gevallen zelfs gevaarlijk – aanbevelingen te volgen die uit een vragenlijst rollen. Ieder lichaam is anders. Er is geen “ideale werkhouding” die voor iedereen geldt. En zelfs als iemand het “gemiddelde lichaam” heeft, kan het zijn dat er fysieke of mentale klachten zijn waardoor het volgen van een plaatje als onderstaande de klachten kan verergeren.
2. Medewerkers vullen waarschijnlijk soms bewust onjuiste antwoorden in
Antwoorden op de vragenlijst worden over het algemeen teruggestuurd naar de hr-afdeling. Vaak is het niet duidelijk wat er mee gedaan wordt. Op een vraag als bovenstaande zou ik zelf geneigd zijn om ja te antwoorden, ook als ik mijn stoel niet al deze instelmogelijkheden heeft. Als ik nee zou antwoorden zou ik als medewerker bang zijn dat ik meubilair “moet” aanschaffen dat niet in mijn huis past. Of misschien mag ik wel helemaal niet meer thuis werken omdat dit als te risicovol wordt gezien…
Tijdens mijn werkplekonderzoeken merk ik ook vaak dat medewerkers bang zijn dat hun werkplek niet voldoet. Ik kan ze in de meeste gevallen geruststellen dat het ook prima verantwoord werken is zonder ergonomische tafels en stoelen.
3. Een vragenlijst zorgt vaak voor hogere kosten aan ergonomische accessoires
Een van de vragen die ik in een vragenlijst van een klant zag is “Heb je de beschikking over een bureaustoel die een ergonomisch verantwoorde zit- en werkhouding mogelijk maakt?”. De meeste mensen zullen hier alleen een “nee” antwoorden als ze geen “echte” bureaustoel hebben. Als iemand geen verstelbare stoel heeft zal de aanbeveling die uit een vragenlijst “rolt” zijn dat de werknemer of werkgever er een aanschaft.
Dat is naar mijn idee meestal echt niet nodig. Ik ben van mening dat de meeste medewerkers ook zonder verstelbare tafel en stoel gezond kunnen werken. Een persoonlijk werkplekadvies waarin creatieve (in mijn geval vaak kosteloze) alternatieven worden geboden is eigenlijk altijd goedkoper dan een nieuwe stoel of tafel.
4. Soms vereist het beantwoorden ergonomische kennis
Het valt me op dat in sommige vragenlijsten vragen worden gesteld, die vakkennis vereisen om te kunnen beantwoorden. Vragen als “Heb je de beschikking over een bureaustoel die een ergonomisch verantwoorde zit- en werkhouding mogelijk maakt?” of “Heeft u voldoende verlichting op uw werkplek” (uit BAS checklist) vereisen meer kennis om juist beantwoord te worden.
Mijn advies: stop met vragenlijsten & online trainingen
Bedrijven die nu met vragenlijsten werken, zou ik adviseren om in plaats daarvan een persoonlijk werkplekadvies aan te bieden. Zeker als medewerkers (soms) ook thuiswerken. Collega’s leren écht hoe ze gezond kunnen werken en hoe ze aanpassingen kunnen doen in hun unieke persoonlijke situatie en op de vaak vele verschillende plekken waar ze werken. Ook focus je je als bedrijf minder of het bestellen van hulpmiddelen.
Na een werkplekonderzoek stuur ik een kort rapport met de belangrijkste aanbevelingen (maar zonder persoonlijk gevoelige informatie), die ook eventueel door HR gebruikt kan worden voor “dossier-opbouw”.